Ảnh: Webiot

Đặc biệt, công nghệ này giúp công tác quản lý nhóm làm việc trong môi trường tương tác rất mở trên tài nguyên sẵn có và thêm nữa lại được hỗ trợ miễn phí trong một mức độ nhất định.

Dưới đây là 5 ứng dụng quản lý nhóm làm việc đang được đánh giá cao cả về hiệu quả, độ tiện dụng và khả năng tùy biến.

1. Bitrix24

Bitrix24 là một phiên bản thế hệ mới bao gồm các công cụ phần mềm chuyên về quản lý nhóm và làm việc theo nhóm còn được biết tới với tên gọi là "mạng xã hội thu nhỏ" hay “mạng xã hội nội bộ”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn kết hợp Facebook cùng với Google Docs, Skype, SalesForce, WhatsApp, Wunderlist, SharePoint và Basecamp - và đây chính là hình ảnh chân thực nhất để mô tả tất cả những gì về Bitrix24.

Bitrix24 đã trở thành món ăn khoái khẩu để quản lý các nhóm làm việc. Có 3 lý do chính sau đây: trước tiên đây là một phần mềm có cả phiên bản miễn phí và với người dùng thì chả ai có thể chê miễn phí cả. Công cụ này có gần như hầu hết thậm chí là tất cả các tính năng để phục vụ cho mục đích quản lý công việc cho một nhóm làm việc tập trung, do đó bạn không còn phải lo lắng rằng phần mềm CRM (quản lý khách hàng) của bạn không thể kết nối được với Dropbox (kho lưu trữ dữ liệu trực tuyến) hoặc các dịch vụ lưu trữ khác mà bạn đang sử dụng cho việc quản lý dữ liệu của nhóm. Đồng thời, không giống với hầu hết các công cụ quản lý nhóm làm việc khác hiện đang chuyển hướng sang phương thức điện toán đám mây, Bitrix24 lại chọn cho mình một hướng đi riêng đó là đưa ra một phiên bản tự lưu trữ đi kèm với các API và mã nguồn mở giúp người dùng có thể dễ dàng sửa đổi và tùy chỉnh theo ý mình, miễn chỉ cần một người có kỹ năng và tư duy lập trình khá vững trong nhóm làm việc của bạn .

Với đầy đủ các tính năng cần thiết của một phần mềm quản lý làm việc nhóm như - tính năng của một mạng xã hội nội bộ, có tính tương tác cao, khả năng chia sẻ tập tin, kết hợp thêm cả tính năng trò chuyện nhóm, quản lý dự án, quản lý luồng công việc, lịch làm việc nhóm, quản lý tài liệu, CRM (quản lý khách hàng), quản lý hóa đơn, tính năng báo cáo công việc, cổng thông tin tập trung, quản lý nhân sự, nhóm trợ giúp, theo dõi thời gian, wiki, điện thoại di động nội bộ, hội nghị truyền hình... Bitrix24 thực sự là một công cụ hoàn hảo phục vụ cho công tác quản lý các nhóm làm việc.

2. Asana

Asana là một phần mềm quản lý dự án chạy trên nền tảng điện toán đám mây hỗ trợ đầy đủ các tính năng ưu việt giống như Bitrix24, tuy nhiên mục tiêu chính của công cụ làm việc trực tuyến này chỉ có 1 đó là tập trung vào quản lý dự án. Asana cung cấp một phiên bản miễn phí cho nhóm làm việc không vượt quá 15 người dùng. Đây có thể coi là một trong những công cụ quản lý dự án có giao diện làm việc thân thiện, rõ ràng và trực quan nhất trong số tất cả các nhà cung cấp khác về phần mềm PM (Project Management.

3. MindMeister

Hầu hết các nhóm làm việc hiện nay đều ít khi sử dụng bản đồ tư duy (Mind Maps) vào việc quản lý công việc hay dự án, nhưng nếu nhóm của bạn đang tìm kiếm về ứng dụng loại này thì MindMeister chính là thứ bạn cần, đây là công cụ cung cấp cho người dùng dịch vụ xây dựng bản đồ tư duy trực tuyến cũng như phiên bản dành cho ứng dụng di động. Tính năng tuyệt vời nhất của MindMeister chính là khả năng thiết kế ra các sơ đồ tư duy, liên kết, hành động "thời gian thực" cho phép các nhóm làm việc tạo ra và phân bổ các kế hoạch tương tác trực quan. Phiên bản miễn phí của MindMeister chỉ cho phép người dùng có thể tạo lập được 03 sơ đồ tư duy hay sơ đồ tương tác phục vụ cho mục tiêu công việc.

4. FreshDesk

FreshDesk là một bản sao của Zendesk - phần mềm dạng dịch vụ chuyên dùng để quản lý các công việc phụ trợ cho nhóm làm việc. Câu hỏi cần được giải đáp là tại sao lại lựa chọn dịch vụ mở này mà không phải là ứng dụng nguyên bản truyền thống Zendesk? Có lẽ lý do duy nhất đủ để có thể lý giải cho câu hỏi này đó chính là Zendesk không cung cấp bất kỳ phiên bản miễn phí nào, trong khi FreshDesk lại hỗ trợ 01 phiên bản miễn phí đối với nhóm làm việc với tối đa không quá 3 thành viên kết nối. Còn một ưu điểm nổi bật nữa của FreshDesk chính là phần mềm này không chỉ cung cấp một giải pháp quản lý các công việc phụ trợ mà ứng dụng này còn tích hợp sẵn các kỹ năng hỗ trợ về chuyên môn, diễn đàn hỗ trợ hỏi đáp thắc mắc của người dùng cũng như và một số tính năng trợ giúp khác nhằm cung cấp dịch vụ hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chu đáo, tận tình nhất.

5. GroupMe

GroupMe, là một ứng dụng nhắn tin nhóm khá phổ biến. Tuy đây không phải là phần mềm chuyên dụng trong công việc kinh doanh hay quản lý dự án và cũng không có nhiều tùy chọn trò chuyện và giao tiếp như Bitrix24. Thế mạnh của ứng dụng này là có các phiên bản hỗ trợ cả cho các dòng điện thoại chạy hệ điều hành Windows Phone và RIM của Blackberry vốn đang thất thế với các dòng điện thoại thông minh tân tiến chạy trên nền tảng Andoid hay iOS, tuy nhiên hiện các dòng điện thoại chạy Window Phone hay Blackberry vẫn còn duy trì một vị trí nhất định trong giới kinh doanh toàn cầu do tính ứng dụng và bảo mật khá cao. Việc lựa chọn GroupMe cũng còn là do bởi Bitrix24 không có phiên bản hỗ trợ cho Window Phone hay Blackberry./.

Quang Minh ( Theo Webiot)