Cán bộ KBNN Hà Giang thực hiện các thủ tục để thanh toán vốn cho các đơn vị sử dụng ngân sách. Ảnh: H.T

Phần mềm là đề tài nghiên cứu khoa học do KBNN Hà Giang nghiên cứu xây dựng. Đề tài đã được xếp loại Giỏi với nhiều giải pháp đưa ra khá sát với thực tế. Đây cũng chính là những cải cách của KBNN Hà Giang để tiến tới kho bạc hiện đại. Phóng viên Thời báo Tài chính Việt Nam đã có cuộc trao đổi với ông Hoàng Văn Hạ, Giám đốc KBNN Hà Giang.

Ông Hoàng Văn Hạ

Ông Hoàng Văn Hạ: Thực hiện quy trình giao dịch một cửa liên thông (giao nhận hồ sơ chứng từ KSC NSNN), cán bộ KSC, giao dịch viên phải thực hiện tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo các bước: Vào sổ theo dõi, hướng dẫn khách hàng bằng phiếu hướng dẫn hoàn thiện hồ sơ (với hồ sơ chưa hợp lệ), lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả, lập phiếu từ chối thanh toán (với hồ sơ không đủ điều kiện thanh toán) trình lãnh đạo ký gửi đơn vị. Với quy trình như vậy đã làm tốn nhiều thời gian, đặc biệt là trong việc tra cứu, thống kê việc giao nhận hồ sơ KSC NSNN và có thể dẫn tới bỏ sót thủ tục giao nhận theo quy trình.

Ngoài ra, việc đối chiếu mẫu dấu, chữ ký của đơn vị dự toán qua mỗi lần KSC là yêu cầu không thể thiếu khi giao dịch. Tuy nhiên, theo phương pháp truyền thống, cán bộ KSC phải lấy mẫu dấu chữ ký của chủ tài khoản, kế toán đơn vị sử dụng ngân sách đã đăng ký với kho bạc từ trước ra để đối chiếu. Đây chính là một quy trình khó khăn phức tạp vì hầu như cán bộ KSC, hoặc giao dịch viên không thể đối chiếu theo đúng quy trình KSC.

Đối với công tác XPVPHC trong lĩnh vực KBNN cần phải được theo dõi tình tiết “tăng nặng, giảm nhẹ”, theo dõi thời hiệu của quyết định xử phạt hành chính, theo dõi việc chấp hành của đơn vị bị xử phạt. Nhưng nếu thực hiện theo phương pháp thủ công cũng lại rất khó khăn và không chính xác, vì việc XPVPHC trong lĩnh vực KBNN là xử phạt ngay từ khâu giao nhận hồ sơ chứng từ, xử phạt qua phát hiện của thanh tra chuyên ngành. Bên cạnh đó, thời hạn của quyết định XPVPHC có thể là 1 năm, hay nhiều năm ngân sách, nên rất khó theo dõi giữa các phòng nghiệp vụ, KBNN các huyện... Ngoài ra còn phải kể đến việc lập hồ sơ xử phạt bằng biên bản giấy được lưu trữ phân tán tại nơi làm việc của cá nhân, phòng, KBNN huyện, rồi các công chức có sự luân phiên công việc nên việc bàn giao hồ sơ thường bị lơi lỏng, do đó số liệu không đảm bảo...

Từ những khó khăn, bất cập này, KBNN Hà Giang nhận thấy cần thiết phải xây dựng triển khai Phần mềm ứng dụng giao nhận hồ sơ KSC NSNN và XPVPHC trong lĩnh vực KBNN nhằm nâng cao hiệu quả thực thi nhiệm vụ của cán bộ KSC và cán bộ thực hiện nhiệm vụ XPVPHC, qua đó rút ngắn thời gian thực hiện theo các quy trình nghiệp vụ, nâng cao hiệu quả công tác và chỉ đạo điều hành của đơn vị.

PV: Vậy, những ưu điểm của phần mềm này khi ứng dụng vào thực tiễn là gì, thưa ông?

Ông Hoàng Văn Hạ: Phần mềm ứng dụng giao nhận hồ sơ KSC NSNN và XPVPHC trong lĩnh vực KBNN tại Hà Giang đã rút ngắn thời gian tiếp nhận hồ sơ nên đã giúp việc kiểm soát theo đúng quy trình và thời hạn giải quyết công việc. Ngoài ra, các thao tác đều được thực hiện trên máy tính, giúp cán bộ KSC, giao dịch viên có thể cân đối được thời gian kiểm soát đối với những hồ sơ phức tạp, cảnh báo đối với các hồ sơ sắp đến hạn để ưu tiên giải quyết, tránh được những hồ sơ quá hạn thanh toán.

Bên cạnh đó, việc đối chiếu mẫu dấu chữ ký trong quá trình kiểm soát hồ sơ và lập thông báo từ chối thanh toán cũng được thuận lợi, nhanh chóng. Việc tra cứu, tìm kiếm kết quả giải quyết hồ sơ cũng dễ dàng hơn nên từng cán bộ, từng đơn vị thống kê được số lượng hồ sơ trả kết quả trước hạn, đúng hạn, quá hạn.

Đặc biệt khi áp dụng phần mềm, việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả đều theo một quy trình khép kín và được thực hiện trên mạng máy tính. Thông tin về tình trạng giải quyết hồ sơ được lưu giữ tự động trong quá trình xử lý. Việc này đã minh bạch hóa hoạt động của kho bạc trong việc tiếp nhận giải quyết, trả kết quả, trả lời trực tiếp và thông báo cho khách hàng. Qua đó đã công khai, minh bạch về thời gian tiếp nhận hồ sơ, thời gian giải quyết hồ sơ và những hướng dẫn của kho bạc về việc bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ cho khách hàng thông qua phiếu giao nhận hồ sơ nên đã giảm phiền hà, thời gian đi lại cho khách hàng.

Đối với công tác theo dõi XPVPHC, phần mềm thống kê tự động số lần vi phạm của đơn vị sử dụng ngân sách, qua đó giúp cho việc xác định các tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ hình phạt (nếu có) của các đơn vị vi phạm, hỗ trợ cho việc ra quyết định xử phạt của lãnh đạo. Bên cạnh đó phần mềm còn theo dõi được thời hiệu của các quyết định đã hết thời hạn hay còn hiệu lực thi hành, quá trình chấp hành quyết định xử phạt của các đơn vị, từ đó đôn đốc các đơn vị, cá nhân thi hành các quyết định xử phạt vi phạm đúng thời hạn...

PV: Đề tài được đánh giá cao và đạt điểm giỏi, tuy nhiên, theo ý kiến của Hội đồng nghiệm thu, khi đề tài được ứng dụng vào thực tiễn, một số giải pháp vẫn cần phải được hoàn thiện. Xin ông cho biết hướng hoàn thiện trong thời gian tới?

Ông Hoàng Văn Hạ: Mặc dù được đánh giá cao, nhưng để đề án mang lại lợi ích cao hơn nữa, tới đây, KBNN Hà Giang sẽ nâng cấp cơ sở dữ liệu của phần mềm lên hệ cơ sở dữ liệu có tính bảo mật cao hơn, đồng thời nghiên cứu tích hợp xác thực người sử dụng để đảm bảo người sử dụng trong hệ thống KBNN không phải nhớ nhiều tài khoản và mật khẩu.

Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa và giảm bớt các bước thực hiện trong quy trình thao tác nghiệp vụ của người sử dụng cũng sẽ được KBNN Hà Giang chú trọng, nhằm đơn giản hóa các thao tác, giảm bớt các bước không cần thiết trong quy trình.

PV: Xin cảm ơn ông!

Vân Hà (thực hiện)