File PDF hóa đơn điện tử phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn thì mới được coi là hóa đơn điện tử theo quy định. Ảnh minh họa.
Quy định về hóa đơn hiện nay khá rõ ràng, chặt chẽ
Trao đổi với phóng viên TBTCO, chuyên gia luật Nguyễn Thị Diệu Linh cho rằng, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP vừa được Chính phủ ban hành đã quy định cụ thể thời gian bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ 1/7/2022. Trong quá trình chuyển tiếp, người nộp thuế vẫn có thể sử dụng hóa đơn giấy theo quy định hiện hành.
“Nghị định 123 đã giải tỏa lo lắng của người dân, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế. Bởi thời gian gần đây, nhiều doanh nghiệp băn khoăn không biết khi nào bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy còn sử dụng được hay không. Nghị định 123 đã quy định cụ thể từ 1/7/2022 mới bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử. Hóa đơn giấy vẫn có hiệu lực đến 30/6/2022” - bà Linh cho biết.
Cách nhận dạng hóa đơn điện tử
- File PDF hóa đơn điện tử đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn thì mới được coi là hóa đơn điện tử. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu, cảnh giác với nhà cung cấp thiếu tin cậy để tránh rủi ro cho mình.
- Trong nhiều trường hợp phức tạp, hoặc phát hiện có sai phạm trong hóa đơn điện tử nhận được, người nộp thuế cần chủ động thông báo kịp thời đến các cơ quan thuế có thẩm quyền để tìm ra cách xử lý tối ưu nhất, cũng như tránh những rủi ro cho chính mình.
Vì theo Nghị định 123 quy định tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng; quản lý các hoạt động tạo hóa đơn theo quy định; đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
Người bán hàng hóa dịch vụ còn phải công khai cách tra cứu, nhận file gốc hóa đơn điện tử của người bán tới người mua hàng hóa, dịch vụ; báo cáo việc sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, trong trường hợp mua hóa đơn của cơ quan thuế theo mẫu quy định.
Nghị định 123 cũng yêu cầu người mua hàng hóa, dịch vụ phải yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ; cung cấp chính xác thông tin cần thiết để người bán lập hóa đơn; thực hiện ký các liên hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung trong trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua ký trên hóa đơn.
“Quy định như vậy vừa đảm bảo sự chặt chẽ trong công tác quản lý, vừa thể hiện tính minh bạch dân chủ trong hoạt động sử dụng, xuất hóa đơn. Việc quy định người mua cũng có trách nhiệm yêu cầu người bán cung cấp hóa đơn sẽ giúp cơ quan thuế sẽ nắm được các giao dịch, ngăn chặn chống thất thu, kiểm soát chặt chẽ doanh số cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là cơ sở để quản lý chặt chẽ việc hoàn thuế của doanh nghiệp” - luật sư Lê Thị Hồng Vân nói.
Người nộp thuế cần làm gì khi gặp phải hóa đơn điện tử giả?
Mặc dù quy định của pháp luật hóa đơn điện tử hiện nay là khá cụ thể, chặt chẽ, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi tình trạng làm giả hóa đơn như báo chí phản ánh gần đây. “Sự ra đời của hóa đơn điện tử là giải pháp cấp thiết giúp chống hóa đơn giả hiệu quả. Tuy nhiên, hiện nay đã có một số đối tượng làm giả để lừa đảo, vì không phải ai cũng có thể phân biệt hóa đơn điện tử là thật hay giả, dù là kế toán của một số doanh nghiệp” - chuyên gia luật Nguyễn Thị Diệu Linh nói.
Để đảm bảo hóa đơn điện tử là thật hay giả, chuyên gia luật khuyên người nộp thuế khi nhận một hóa đơn điện tử, việc đầu tiên mỗi người nên kiểm tra kỹ lưỡng hóa đơn có sai sót hay không? Tiếp đó tra cứu trên cổng tra cứu hóa đơn điện tử, xem hóa đơn điện tử đó có hợp pháp hay không?
“Rất nhiều người tưởng rằng file PDF được người bán gửi đến email cho người mua là hóa đơn điện tử, nhưng thực tế không phải vậy. File PDF đó phải kèm theo file XML là file gốc chứa dữ liệu về hóa đơn thì mới được coi là hóa đơn điện tử. Do đó doanh nghiệp cần chủ động tìm hiểu, cảnh giác với nhà cung cấp thiếu tin cậy để tránh rủi ro cho mình” - chuyên gia luật Nguyễn Thị Diệu Linh chia sẻ.
Theo các chuyên gia luật, hóa đơn điện tử được coi là hợp pháp khi đáp ứng đủ các điều kiện sau: Hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Khoản 5, Điều 4 và các Điều 6, 7, 8 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Đó là các quy định về hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, quy định về nội dung trong hóa đơn cũng như thời điểm lập hóa đơn; hóa đơn điện tử bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
Hiện nay việc tra cứu hóa đơn điện tử được hướng dẫn rất chi tiết, cụ thể. Tổng cục Thuế đã xây dựng Website tra cứu hoá đơn, biên lai tại địa chỉ Tracuuhoadon.gdt.gov.vn với nội dung cung cấp các thông tin về hóa đơn, biên lai do cơ quan thuế và người nộp thuế phát hành.
Khi kết quả tra cứu có đầy đủ thông tin người bán hàng hoá dịch vụ và thông tin hoá đơn, thì hoá đơn đó là hợp lệ. Tuy nhiên, nếu chỉ có thông tin trong trường “Thông tin người bán hàng hoá dịch vụ”; phần thông tin trong trường “Thông tin hoá đơn” không có thì hoá đơn bạn đang tra cứu là không hợp pháp.
Có thể doanh nghiệp đó chưa thông báo phát hành hoá đơn, hoặc đã thông báo nhưng thông tin chưa được đưa lên công thông tin, thì người nộp thuế phải liên hệ ngay với đơn vị xuất hoá đơn để kiểm tra thông tin phát hành hoá đơn đó.
“Trong nhiều trường hợp phức tạp, hoặc phát hiện có sai phạm trong hóa đơn điện tử nhận được, người nộp thuế cần chủ động thông báo kịp thời đến các cơ quan thuế có thẩm quyền để tìm ra cách xử lý tối ưu nhất, cũng như tránh những rủi ro cho chính mình” - chuyên gia luật Nguyễn Thị Diệu Linh nói./.
Nhật Minh
