Mở sổ chi tiết theo dõi riêng các khoản đã tiếp nhận, phân phối và sử dụng

Trong Thông tư 41, Bộ Tài chính quy định rõ công tác kế toán đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện. Cụ thể, đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị có tổ chức kế toán riêng cho hoạt động này, Thông tư 41 không ban hành mẫu chứng từ kế toán mà quy định đơn vị được lập và sử dụng chứng từ kế toán, phải đảm bảo các yếu tố của chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn nhằm phù hợp với mô hình hoạt động của từng đơn vị và linh hoạt trong quá trình thực hiện.

Về tài khoản kế toán, hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị kế toán gồm các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, dùng để phản ánh và kế toán toàn bộ tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị kế toán, dựa căn cứ vào đo để lập báo cáo tài chính.

Từ 1/9/2022, tất cả các tổ chức, cá nhân hoạt động từ thiện phải mở sổ kế toán ghi chép đầy đủ, minh bạch.

Thông tư 41 cũng quy định, đơn vị kế toán phải mở sổ kế toán để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan. Trong đó, quy định các mẫu sổ kế toán mà đơn vị kế toán phải mở để ghi chép các thông tin liên quan đến các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện như: Sổ theo dõi chi tiết nguồn vốn đóng góp; Sổ chi tiết theo dõi các khoản tài trợ có địa chỉ... Các đơn vị này cũng phải lập báo cáo tài chính theo quy định của Luật Kế toán bao gồm: báo cáo tình hình tài chính, báo cáo kết quả hoạt động, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.

Đối với tổ chức, cơ quan, đơn vị thực hiện kiêm nhiệm, không tổ chức kế toán riêng cho hoạt động này, Thông tư 41 chỉ quy định một số nội dung liên quan đến mở sổ kế toán chi tiết để ghi chép và lập báo cáo thu, chi của hoạt động này, như mở sổ kế toán, lập báo cáo và công khai số liệu. Theo đó, về mở sổ kế toán, đơn vị kiêm nhiệm phải thực hiện hạch toán và ghi sổ kế toán trên cùng hệ thống sổ sách kế toán các hoạt động tài chính của đơn vị. Cụ thể, phải mở sổ chi tiết theo dõi riêng các khoản đã tiếp nhận; các khoản đã phân phối và sử dụng nguồn đóng góp tự nguyện cho mục đích xã hội, từ thiện theo quy định của pháp luật.

Về lập báo cáo và công khai số liệu: do hoạt động xã hội, từ thiện được hạch toán cùng trên hệ thống sổ kế toán của đơn vị nên số liệu sẽ được trình bày chung trên báo cáo tài chính của đơn vị. Hàng năm, đơn vị phải thuyết minh chi tiết số liệu thu, chi và số dư còn lại chưa sử dụng đối với nguồn đóng góp cho hoạt động xã hội từ thiện trên báo cáo tài chính của đơn vị.

Cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích từ thiện

Theo quy định tại Thông tư 41/2022/TT-BTC, cá nhân khi thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện phải thực hiện mở sổ sách ngay khi bắt đầu thực hiện các hoạt động vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để ghi chép các khoản đã tiếp nhận của các nhà tài trợ; các khoản đã phân phối và sử dụng một cách chính xác, trung thực, đảm bảo công khai, minh bạch.

Đối với khoản cá nhân tiếp nhận tài trợ bằng tiền từ các nhà tài trợ để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện, cá nhân người vận động phải mở riêng tài khoản cho mục đích xã hội, từ thiện tại ngân hàng, không được chung tài khoản sử dụng chi tiêu cá nhân của người vận động theo quy định Nghị định 93/2021/NĐ-CP.

Với trường hợp tiếp nhận tài trợ bằng hiện vật, cá nhân người vận động phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn, phân phối kịp thời số hiện vật đến các địa chỉ cần hỗ trợ. Cá nhân phải mở riêng sổ để ghi chép đầy đủ số hiện vật nhận tài trợ bao gồm các thông tin như ngày nhận, tên và địa chỉ người đóng góp, loại hiện vật, số lượng nhận, địa chỉ hỗ trợ chỉ định sẵn (nếu có),.... Trong Thông tư 41 có quy định mẫu biểu “Sổ tổng hợp số liệu nhận vận động tài trợ bằng hiện vật” và hướng dẫn cá nhân lập mẫu biểu này.

Đối với khoản cá nhân đã phân phối, sử dụng cho các địa chỉ xã hội, từ thiện, phải mở sổ và ghi chép đầy đủ các thông tin, bao gồm thời gian hỗ trợ, họ tên và địa chỉ người nhận, hình thức hỗ trợ bao gồm hỗ trợ bằng tiền, bằng hiện vật (ghi rõ loại hiện vật đã hỗ trợ) hoặc hỗ trợ bằng hạng mục xây dựng, sửa chữa,… và chữ ký của người nhận theo mẫu “Sổ tổng hợp số liệu phân phối nguồn tài trợ”.

Bên cạnh đó, cá nhân phải lập báo cáo quyết toán đợt vận động xã hội, từ thiện và công khai số liệu thực hiện vận động, tiếp nhận, phân phối nguồn đóng góp để thực hiện các hoạt động xã hội, từ thiện theo mẫu biểu báo cáo “Báo cáo quyết toán đợt vận động xã hội, từ thiện” trong thông tư này.