Tổng cục Dự trữ Nhà nước triển khai hiệu quả phần mềm quản lý văn bản và điều hành. Ảnh: Đức Minh

Đảm bảo kết nối, liên thông văn bản điện tử

Theo ông Nguyễn Trần Duy - Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, thống kê và kiểm định hàng dự trữ (Cục CNTT), thời gian qua, Tổng cục Dự trữ nhà nước (DTNN) duy trì có hiệu quả các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) phục vụ công tác chuyên môn. Tổng cục DTNN đã triển khai chương trình quản lý văn bản và điều hành theo hình thức thuê dịch vụ (thay thế phần mềm eDocTC) từ các đơn vị thuộc Tổng cục DTNN đến 22 cục DTNN khu vực và các chi cục DTNN từ tháng 9/2022.

Ông Nguyễn Trần Duy cho biết, phần mềm đã được kết nối với Trục liên thông văn bản ngành Tài chính và Trục liên thông văn bản quốc gia. Theo đó, phần mềm đã đảm bảo công tác gửi, nhận văn bản giữa Tổng cục DTNN với Bộ Tài chính cũng như các đơn vị trong và ngoài ngành.

Cùng với việc triển khai Phần mềm quản lý văn bản và điều hành, Tổng cục DTNN đã rà soát, chuẩn hóa và ban hành các văn bản hướng dẫn quy trình xử lý văn bản điện tử, sử dụng chương trình quản lý văn bản và điều hành trên cơ sở rà soát, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản giấy nhằm giảm thiểu các bước/khâu xử lý chưa thực sự cần thiết trong công tác quản lý; xử lý, theo dõi xử lý văn bản tại mỗi đơn vị.

Tổng cục DTNN đã xây dựng và hoàn thiện cơ chế, chính sách về ứng dụng CNTT trên cơ sở các chính sách, cơ chế chung của Nhà nước và của Bộ Tài chính, ban hành 6 văn bản quản lý nội ngành, quy định cụ thể quy trình nghiệp vụ áp dụng trên các phần mềm ứng dụng. Trong đó Tổng cục DTNN đã ban hành Quyết định số 549/QĐ-TCDT về quy trình tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử áp dụng trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành của Tổng cục DTNN.

Theo ông Phạm Hồng Hà – Phó Trưởng phòng Quản lý cơ sở dữ liệu, Cục CNTT, Tổng cục DTNN cho biết, qua tổng hợp ý kiến từ các đơn vị triển khai chương trình, phần mềm mới tốt hơn, chạy ổn định, đáp ứng tốt yêu cầu quản lý văn bản và điều hành của các cấp lãnh đạo. Tại các đơn vị triển khai phần mềm đã đạt được những bước tiến quan trọng, trong cải cách quy trình xử lý văn bản điện tử; từng bước thay thế luân chuyển xử lý văn bản giấy trong các nghiệp vụ quản lý văn bản đến, đi, tờ trình; quản lý lịch lãnh đạo, theo dõi chỉ đạo, quản lý hồ sơ,...

"Phần mềm quản lý văn bản và điều hành đã cơ bản thay đổi phương thức làm việc từ xử lý văn bản giấy sang xử lý văn bản điện tử của một bộ phận lớn cán bộ, công chức, viên chức ngành DTNN" - ông Phạm Hồng Hà đánh giá.

Tích hợp ứng dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng

Theo ông Phạm Hồng Hà, kể từ ngày 10/1/2023 đến nay, các cục DTNN khu vực, Cục CNTT đã triển khai ký số cá nhân, tổ chức trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành khi phát hành văn bản đi.

Tại vị trí văn thư đến ở văn phòng Tổng cục DTNN đã tiếp nhận và vào sổ công văn đến trên môi trường mạng, các văn bản giấy đã được scan 100% và xử lý điện tử, chuyển trình lãnh đạo văn phòng, trình lãnh đạo Tổng cục DTNN cho ý kiến và phân về các đơn vị xử lý văn bản đến. Văn thư các đơn vị thuộc Tổng cục DTNN tiếp nhận được văn bản đến trên phần mềm.

Tại vị trí văn thư đến ở văn phòng các cục DTNN khu vực đã tiếp nhận và scan văn bản đến, vào sổ công văn đến trên môi trường mạng sau đó chuyển trưởng phòng tổ chức hành chính, trình lãnh đạo; sau đó lãnh đạo các cục DTNN phân về các phòng.

Các chi cục DTNN đã thực hiện cập nhật đầy đủ dữ liệu trên phần mềm theo quy trình đã được Tổng cục DTNN phê duyệt ban hành, đồng thời thực hiện ký số cá nhân, tổ chức đối với văn bản đi phát hành của đơn vị. Đối với văn bản đi, các đơn vị phát hành văn bản đi và ký số bằng phần mềm ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ. Các văn bản đến từ trục liên thông hoặc văn bản chuyển từ Tổng cục DTNN, cục DTNN khu vực được các chi cục tiếp nhận trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành.

Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi, tờ trình được lưu trữ điện tử trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành, cán bộ, công chức, viên chức có thể dễ dàng, nhanh chóng tìm kiếm, tra cứu các văn bản cần thiết hỗ trợ quá trình xử lý công việc. Trên phần mềm quản lý văn bản và điều hành, người sử dụng cũng có thể chủ động tra cứu được lịch sử xử lý của văn bản từ lúc văn bản được chuyển đến văn thư đến khi văn bản được xử lý xong.

Đặc biệt, với tính năng liên thông văn bản điện tử, chương trình này đã giúp cho việc gửi/ nhận văn bản giữa Tổng cục DTNN tới 22 cục DTNN khu vực được nhanh chóng, chính xác, kịp thời, an toàn, đồng thời tiết kiệm được thời gian, cũng như các chi phí liên quan như: chi phí in ấn, chi phí photocopy văn bản, cước phí gửi bưu điện, bưu phẩm, góp phần thực hiện tiết kiệm ngân sách nhà nước.

Việc triển khai tích hợp ứng dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng Chính phủ vào phần mềm quản lý văn bản và điều hành đảm bảo tính xác thực trong gửi, nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Phần mềm đã đáp ứng các quy định về việc tăng cường sử dụng chữ ký số chuyên dùng Chính phủ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tại Chỉ thị số 02/CT-TTg ngày 23/1/2019 của Thủ tướng Chính phủ; quy định về công tác văn thư tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5/3/2020 của Chính phủ.