Sử dụng hoá đơn giấy hiện nay tốn nhiều chi phí cho doanh nghiệp như chi phí in ấn, bảo quản. Việc sử dụng, quản lí hoá đơn giấy đang có nhiều thủ tục hành chính, chưa thực sự thuận lợi cho doanh nghiệp và cả cơ quan thuế, hơn nữa hoá đơn của doanh nghiệp bị làm giả ngày càng tinh vi.

Trước thực trạng này, Tổng cục Thuế dự kiến sẽ áp dụng thí điểm dự án hoá đơn xác thực nhằm tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc sử dụng, quản lý hoá đơn, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giảm thủ tục hành chính và bảo vệ doanh nghiệp trước tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả.

Vậy hoá đơn xác thực là gì?

Hoá đơn xác thực là hoá đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã xác thực và số xác thực thông qua hệ thống xác thực hoá đơn của cơ quan thuế.

Mã xác thực và số xác thực là chuỗi ký tự được mã hoá và được cung cấp bởi hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế dựa trên các thông tin hoá đơn bán hàng hoá hoặc cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp.

Ngoài mã xác thực và số xác thực, trên hoá đơn xác thực còn có Mã QR, là mã vạch hai chiều được hiển thị ở góc trên bên phải của hoá đơn xác thực. Người sử dụng có thể dùng các thiết bị điện tử có cài phần mềm đọc mã QR như điện thoại, máy tính bảng để đọc và kiểm tra nhanh các thông tin trên hoá đơn. Tuy vậy, những thông tin về hoá đơn của doanh nghiệp luôn được bảo mật cao.

Mô hình tổng thể lập hoá đơn và xác thực hoá đơn:

Trong đó:

- Để lập hoá đơn xác thực, doanh nghiệp có thể sử dụng 1 trong các phần mềm sau:

+ ICA: là phần mềm lập hoá đơn do Tổng cục Thuế cung cấp miễn phí cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tải phần mềm này về máy trạm để sử dụng.

+ LHD: là phần mềm lập hoá đơn riêng của doanh nghiệp. Phần mềm này phải có các chức năng lập hoá đơn và kết xuất hoá đơn ra tệp theo định dạng chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế hoặc tích hợp được dữ liệu với Phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN) hoặc tích hợp được dữ liệu hoá đơn với thiết bị xác thực hoá đơn đặt tại doanh nghiệp.

+VAN: là phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế. Phần mềm này cũng có chức năng lập hoá đơn. Doanh nghiệp có thể truy cập qua mạng internet để sử dụng phần mềm này.

- Phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN): Sau khi lập hoá đơn từ các phần mềm trên, doanh nghiệp sẽ ký và gửi hoá đơn đến phần mềm xử lí hoá đơn của Tổng cục Thuế (VAN). VAN sẽ trao đổi dữ liệu với phần mềm xác thực hoá đơn (ICC) để xác thực hoá đơn và nhận về hoá đơn đã xác thực.

- Phần mềm xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế (ICC). ICC nhận hoá đơn cần xác thực từ VAN và sinh số hoá đơn xác thực, mã hoá đơn xác thực sau đó gửi dữ liệu hoá đơn đã xác thực cho hệ thống VAN đồng thời lưu trữ dữ liệu hoá đơn đã xác thực.

- Phần mềm tra cứu, khai thác dữ liệu hoá đơn (ICE): giúp tra cứu, kiểm tra thông tin hoá đơn xác thực.

Hệ thống xác thực hoá đơn của Tổng cục Thuế hoạt động liên tục 24/24 giờ trong ngày và 7/7 ngày trong tuần, bao gồm cả ngày nghỉ, lễ , Tết, phục vụ doanh nghiệp xuất hoá đơn liên tục, thuận lợi, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thông suốt.

Hoá đơn xác thực có đầy đủ giá trị pháp lý như các hoá đơn hợp pháp khác.

Theo kế hoạch dự kiến, Tổng cục Thuế sẽ áp dụng thí điểm hoá đơn xác thực cho 200 doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh vào cuối năm 2014. Trong đó, Tổng cục Thuế sẽ triển khai ứng dụng trực tiếp tại 10 doanh nghiệp tham gia thí điểm, 190 doanh nghiệp còn lại sẽ triển khai ứng dụng từ xa./.

Theo Tổng cục Thuế