Cải tiến quy trình làm việc, chuẩn hóa nghiệp vụ

Theo Tổng cục Dự trữ Nhà nước (DTNN), nhằm hiện thực hóa các mục tiêu đề ra, cũng như đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động nghiệp vụ dự trữ quốc gia (DTQG), thời gian qua, Tổng cục DTNN đã tăng cường cải tiến quy trình làm việc, quy trình phối hợp, chuẩn hóa nghiệp vụ trong ứng dụng CNTT theo lộ trình, kế hoạch đã đề ra. Đơn vị đã đẩy mạnh việc xây dựng, triển khai các ứng dụng, hệ thống thông tin chuyên ngành như: tổ chức triển khai thực hiện hệ thống quản lý văn bản điều hành từ trung ương tới địa phương; xây dựng cơ sở dữ liệu chuyên ngành quản lý DTNN; phần mềm kế toán nội bộ...

Về hệ thống thông tin quản lý văn bản và điều hành, phần mềm quản lý văn bản và điều hành được triển khai theo hình thức thuê dịch vụ (thay thế phần mềm EdocTC vận hành tại Tổng cục DTNN từ năm 2015) và được các đơn vị trong toàn ngành áp dụng triển khai. Việc triển khai phần mềm này đáp ứng các quy định hiện hành, đồng thời cũng là yêu cầu cần thiết, là xu hướng để hướng tới văn phòng không giấy tờ. Đặc biệt, việc áp dụng ký số và triển khai phiên bản mobile góp phần hoàn thiện mô hình tổng thể triển khai văn bản điện tử, trong đó có áp dụng các công nghệ hiện đại của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4.

Hiện nay, Tổng cục DTNN đã và đang triển khai ứng dụng chứng thư số, chữ ký số chuyên dùng vào các hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành. Ứng dụng này nhằm xác thực, mã hóa việc gửi, nhận văn bản, hồ sơ, tài liệu trên hệ thống phần mềm quản lý văn bản điều hành, đáp ứng công tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin, ngăn chặn thất thoát dữ liệu của tổng cục.

Về quy trình nghiệp vụ áp dụng trên phần mềm kế toán nội bộ, Tổng cục DTNN đã thực hiện nâng cấp hệ thống kế toán nội bộ của tổng cục đáp ứng chế độ kế toán DTQG; đồng thời, ban hành quy trình nghiệp vụ áp dụng trên phần mềm kế toán nội bộ theo các quy định của Bộ Tài chính. Kế toán nội bộ là chương trình được xây dựng để tin học hóa công tác quản lý tài chính kế toán nội bộ của các đơn vị của Tổng cục DTNN.

Ứng dụng Tổng cục Dự trữ Nhà nước đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo quản, xuất cấp hàng dự trữ.công nghệ thông tin vào hoạt động dự trữ quốc gia

Bên cạnh đó, hệ thống quản lý nghiệp vụ DTQG được Tổng cục DTNN xây dựng theo 4 bài toán nghiệp vụ gồm: Quản lý kế hoạch và vốn DTQG; quản lý hàng DTQG; quản lý chất lượng hàng DTQG; quản lý kho tàng DTQG. Trên cơ sở 4 bài toán nghiệp vụ này, Tổng cục DTNN đã ban hành quy trình nghiệp vụ theo các bài toán quản lý nghiệp vụ DTQG (tại Quyết định số 669/QĐ-TCDT ngày 15/10/2021).

Hiện nay, Tổng cục DTNN xây dựng hệ thống phần mềm và các nội dung khác theo tiến độ của dự án, kiểm thử chức năng phần mềm tại 4 đơn vị (Vụ Kế hoạch; Vụ Quản lý hàng dự trữ; Vụ Khoa học và Công nghệ bảo quản; Vụ Tài vụ - Quản trị) và 1 cục DTNN khu vực. Dự kiến, phần mềm này sẽ hoàn thành và đưa vào vận hành chính thức trong năm 2023. Phần mềm sau khi hoàn thành sẽ là phần mềm cốt lõi của ngành DTNN phục vụ yêu cầu chỉ đạo, điều hành của các cấp quản lý về hoạt động DTQG.

Hoàn thành hệ thống giám sát kho dự trữ quốc gia

Quản lý an toàn hàng DTQG là một trong những nhiệm vụ quan trọng của ngành Dự trữ. Tổng cục DTNN đã thực hiện nhiều giải pháp, trong đó có ứng dụng CNTT, công nghệ tiên tiến hiện đại để bảo quản hàng hóa an toàn, đảm bảo về số lượng, chất lượng. Thực hiện ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ Tài chính về việc xây dựng kế hoạch trang bị, lắp đặt hệ thống camera giám sát tại các điểm kho DTNN, Tổng cục DTNN đã xây dựng và hoàn thành triển khai giai đoạn 1 của dự án: “Triển khai hệ thống giám sát kho DTQG tại các đơn vị của Tổng cục DTNN”, trong đó có 34 điểm kho trong khuôn viên trụ sở 34 chi cục DTNN và 22 cục DTNN. Hệ thống sau khi triển khai lắp đặt đã phát huy hiệu quả trong quản lý, giám sát việc sử dụng kho trong quá trình xuất, nhập, bảo quản; bảo đảm an ninh, an toàn kho, hàng DTQG.

Bên cạnh đó, tổng cục triển khai hiệu quả công tác thống kê DTQG. Sau một thời gian triển khai công tác thống kê của Tổng cục DTNN, hiện tại hầu hết các đơn vị đã thực hiện đúng quy định việc gửi báo cáo thống kê bản điện tử trên hệ thống thông tin báo cáo DTQG được triển khai trên diện rộng trong toàn ngành. 100% đơn vị đã hoàn thành khớp số liệu báo cáo điện tử và báo cáo giấy hàng quý và năm. Tổng cục DTNN đã hoàn thành việc xây dựng, biên soạn công bố phát hành ấn phẩm thống kê năm 2021. Niên giám thống kê cung cấp thông tin về tình hình quản lý hàng DTQG do các đơn vị trực tiếp quản lý.

Phát huy kết quả đạt được, thời gian tới, Tổng cục DTNN tiếp tục chỉ đạo triển khai đồng bộ các nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm: Rà soát, xây dựng cơ chế, chính sách quy định về ứng dụng CNTT trong hoạt động DTQG; thường xuyên kiểm tra đánh giá tình hình ứng dụng CNTT trong toàn ngành để có những biện pháp triển khai hiệu quả hơn; đẩy mạnh ứng dụng CNTT gắn với cải cách hành chính; tăng cường bảo đảm an ninh, an toàn thông tin các dữ liệu bảo mật của ngành Dự trữ.