Việc ứng dụng công nghệ giúp quản lý hàng hóa và tài chính dễ dàng hơn. Ảnh: Q.H

Từ cơn "ác mộng" quản lý

Anh Tuấn Anh – chủ cửa hàng điện máy Japan Style (130 Khuất Duy Tiến, Hà Nội) cho biết, toàn bộ mặt hàng tại cửa hàng đều được nhập từ Nhật Bản về. Với đặc thù ngành hàng điện tử là nhiều mặt hàng đa dạng, nhiều chủng loại có giá thành khác nhau. Đi kèm với đó, việc bảo hành sản phẩm khiến anh Tuấn Anh gặp rất nhiều khó khăn. Anh Tuấn Anh đơn cử, những sản phẩm như kính bơi, hay đũa thì không có thời hạn bảo hành. Nhưng những sản phẩm khác như: nồi cơm điện có thời hạn bảo hành 1 năm, bếp từ hay tủ lạnh thì bảo hành 2 năm hoặc hơn. Với mỗi chủng loại mặt hàng lại có một mẫu phiếu bảo hành khác nhau, khá rắc rối.

Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất trong kinh doanh mà anh Tuấn Anh gặp phải đó là quản lý tài chính.

“Trong kinh doanh có quá nhiều khoản chi phí mà tôi phải nhập dữ liệu như: nhập hàng, xuất hàng, thu chi cửa hàng, mặt bằng, vận chuyển,… thậm chí những khoản nhỏ lẻ cũng phải hạch toán. Đối với tôi trước kia việc quản lý tài chính đúng là "ác mộng". Tiền hàng bán được, tôi không hạch toán chi tiết. Cuối tháng vẫn cứ tưởng mình lãi nhưng thực ra là lỗ...”- anh Tuấn Anh chia sẻ.

Bên cạnh đó, anh Nguyễn Quảng Phú - chủ cửa hàng gia dụng Sáng Tạo (Nguyên Hồng, Hà Nội), nơi chuyên bán sản phẩm, đồ gia dụng trên các sàn thương mại điện tử cho biết, việc kiểm tra đơn hàng mỗi ngày khiến anh mất rất nhiều thời gian. Việc quản lý lượng hàng đều được thực hiện thủ công, sai sót là điều khó tránh được.

“Tôi mất từ 2 đến 3 giờ mỗi ngày cho việc nhập dữ liệu về đơn hàng. Số lượng sản phẩm bán ra vì thế cũng bị hạn chế. Chưa kể đến việc kiểm tra hàng hóa tồn kho, xuất, nhập hàng, doanh thu…” - anh Phú cho biết thêm.

Có thể thấy, để quản lý một hoặc chuỗi cửa hàng bán lẻ thì người chủ cần nâng cao năng lực quản lý, xây dựng các quy trình quản lý bán hàng, quy trình kiểm kê, quy trình chăm sóc khách hàng. Các nghiệp vụ quản lý chi tiết như bán hàng, xuất – nhập kho, mua – bán sản phẩm, quản lý ca làm và sự trung thực của nhân viên, quản lý hàng tồn, hàng sắp hết, hàng mới về, lợi nhuận, doanh thu, quản lý thông tin khách hàng cũ, chăm sóc khách hàng tiềm năng… đều phải được vận hành một cách trơn tru mà không có sai sót. Từ đó, dựa trên những báo cáo thống kê chi tiết, chủ cửa hàng có thể điều chỉnh hướng kinh doanh phù hợp với thị trường, cũng như tối đa hóa lợi nhuận của cửa hàng.

Cho tới "giấc mơ hồng"

Trước những khó khăn trong quản lý bán hàng, các chủ tiệm kinh doanh điện máy, đồ gia dụng đã mạnh dạn tìm hướng giải quyết bằng các giải pháp công nghệ. Họ đã sử dụng những công cụ quản lý bán hàng trong kinh doanh và đạt được hiệu quả bất ngờ.

“Cách đây hai năm, tôi đã tìm hiểu và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Những vướng mắc trong bán hàng ở trên đã được xử lý, giải quyết triệt để. Chúng tôi đã chuyển sang sử dụng hình thức bảo hành điện tử, không còn sử dụng giấy bảo hành truyền thống nữa” - anh Tuấn Anh cho biết.

Theo đó, tất cả các khách hàng được anh Tuấn Anh quản lý theo số điện thoại và số seri. Khi cung cấp bằng số điện thoại, cửa hàng kiểm tra được toàn bộ số mặt hàng khách hàng đã mua cũng như thời điểm mua. Bất kỳ khoảng thời gian nào anh cũng có thể kiểm tra thực tế tình trạng kinh doanh của cửa hàng như: doanh số, lợi nhuận, hàng tồn kho, từ đó có được phương án điều chỉnh kinh doanh hợp lý.

Mặt khác, dịch Covid-19 hoành hành khiến người tiêu dùng bị ảnh hưởng, cửa hàng của anh Tuấn Anh cũng bị ảnh hưởng theo. Nhằm tháo gỡ một phần khó khăn, anh đã đưa nhiều chương trình khuyến mãi, đẩy mạnh các kênh truyền thông, marketing, triển khai bán hàng trên các sàn thương mại điện tử.

Còn với anh Nguyễn Quảng Phú, từ khi áp dụng công nghệ vào quản lý bán hàng, những công việc kiểm tra, nhập dữ liệu đơn hàng đã không còn gặp sai sót. Với phần mềm quản lý bán hàng, chủ cửa hàng chỉ cần xác nhận đơn hàng, những khâu khác sẽ được tiến hành tự động. Chỉ với diện tích 15m2, mỗi tháng anh Phú có doanh thu cả trăm triệu đồng./.

Quang Huy