Để phòng gian lận khi giao nhận lệnh giao hàng, hai bên cần thống nhất một số mật mã giao dịch vùng với khung thời gian giao nhận lệnh. Ảnh: TL

Khi có thay đổi, phải hỏi lại bằng điện thoại hoặc email khác để xác nhận trước khi chuyển tiền; không được hỏi lại bằng địa chỉ email mà đối tác yêu cầu.

Doanh nghiệp logistics còn “ngại” chuyển đổi số

Theo Luật sư Ngô Khắc Lễ - Trọng tài viên Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), để tận dụng được cơ hội từ Hiệp định Thương mại tự do Việt Nam – EU (EVTFA), các doanh nghiệp (DN) nói chung và DN logistics nói riêng cần nhanh chóng chuyển đổi số. Tuy nhiên, thực trạng hiện nay của DN logistics Việt Nam là DN nhỏ và vừa chiếm đến 80%.

Một số DN logistics lớn, xuyên quốc gia đã chuyển đổi số ở mức độ có thể tiếp cận trình độ của một số nước tiên tiến của châu Âu, còn lại, hầu hết các DN mới được chuyển đổi số ở mức độ rất thấp, chủ yếu do hạn chế về tài chính, nhận thức, nhân lực.

Nhiều DN đang áp dụng những ứng dụng độc lập, như phần mềm riêng biệt cho từng dịch vụ quản lý, vận chuyển, kho bãi, phân phối, kế toán, dẫn đến không thể kết nối để có hiệu quả tối ưu, chi phí cao, lãng phí thời gian, đứt gẫy nguồn cung/cầu dịch vụ (do không thể kết nối được mạng rộng vì chưa chuyển đổi số), ví dụ như một số DN quá phụ thuộc vào một vài thị trường nên khi dễ bị mất nguồn cung, cầu hàng hóa, dịch vụ.

Nhiều hoạt động liên kết dịch vụ (chuỗi cung ứng) bị gián đoạn, một số DN ngừng hoạt động vừa qua cho thấy thực trạng của ngành và tầm quan trọng của chuyển đối số.

Theo Luật sư Ngô Khắc Lễ, trong lộ trình chuyển đổi số, đặc biệt trong việc tiếp cận thị trường EU, để tận dụng ưu thế mà EVFTA mang lại cho logistics, người lãnh đạo DN cần hiểu mình muốn gì và công nghệ có thể chuyển đổi công ty của mình thế nào, qua đó, thay đổi tư duy từ lãnh đạo đến nhân viên về chuyển đổi số; đào tạo và phát triển nhân sự.

DN nên có kế hoạch dài hạn, lựa chọn quy trình, nhà cung cấp phù hợp với khả năng tài chính để tạo nên 1 hệ thống liên hoàn, sử dụng số liệu chung, cùng chuẩn mực.

Lưu ý các rủi ro về lừa đảo chứng từ

Theo Luật sư Ngô Khắc Lễ, có một số rủi ro phát sinh khi thực hiện chuyển đổi số trong hoạt động logistics. Đó là rủi ro trong giao dịch giữa khách hàng và đơn vị cung cấp dịch vụ logistics khi áp dụng công nghệ thông tin trong giao dịch, ký kết, thực hiện hợp đồng, do văn bản giấy đã được thay thế bằng văn bản điện tử.

Do đó, khi giao dịch, cần đặc biệt lưu ý các rủi ro về lừa đảo chứng từ nói chung và đối với những chứng từ liên quan đến sở hữu hàng hóa như vận đơn, lệnh giao hàng.

Để phòng gian lận khi giao nhận lệnh giao hàng, hai bên cần thống nhất một số mật mã giao dịch vùng với khung thời gian giao nhận lệnh, kèm theo thông báo bằng điện thoại và xác nhận chấp nhận bản điện tử thay bản giấy.

Về ký kết hợp đồng, cần lưu ý xác định giá trị pháp lý của bản điện tử phải được coi như bản giấy để tránh rủi ro, tranh chấp về hợp đồng có hợp pháp về hình thức hay không.

Về rủi ro khi yêu cầu chuyển tiền bằng văn bản điện tử (email, fax), để phòng tránh, cần quy định địa chỉ email của hai bên, số tài khoản chuyển tiền trong hợp đồng. Khi có thay đổi, phải hỏi lại bằng điện thoại hoặc email khác để xác nhận trước khi chuyển tiền; không được hỏi lại bằng địa chỉ email mà đối tác yêu cầu thay đổi tài khoản vì đối tác lừa đảo đã trực sẵn để trả lời.

Đối với địa chỉ email, nên yêu cầu địa chỉ của công ty, hạn chế dùng địa chỉ công cộng khi chuyển tiền, chứng từ quan trọng. Ngoài ra, nên gọi thử điện thoại để bàn để kiểm tra công ty, không nên chỉ dùng số điện thoại di động vì có khi không thể xác định được số máy đó của ai, gọi từ đâu.

Về rủi ro tài chính vì chi phí phát sinh, không lường trước do phải mua, sửa thiết bị khi nâng cấp, DN đó cần chuẩn bị dự phòng về tài chính.

Luật sư Đinh Quang Thuận - Luật sư thành viên công ty luật TNHH Global Vietnam Lawyers, Hòa giải viên Trung tâm Hòa giải Việt Nam (VMC) cho biết, tại Việt Nam vẫn còn nhiều DN chưa áp dụng giao kết hợp đồng điện tử vì cho rằng đã quen với việc ký hợp đồng giấy và thấy chưa cần thiết phải thay đổi. Một số DN cho rằng hợp đồng điện tử có rủi ro về giá trị pháp lý và bảo mật.

Theo Luật sư Đinh Quang Thuận, khi giao kết hợp đồng điện tử sử dụng chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, hợp đồng được giao kết sẽ an toàn.

Để giảm thiểu rủi ro khi giao kết bằng phương thức điện tử, Luật sư Đinh Quang Thuận lưu ý các DN khi giao dịch điện tử phải thực hiện thông qua các địa chỉ thư điện tử có tên miền riêng, được đăng ký rõ ràng, đồng thời, yêu cầu người có thẩm quyền đại diện trong nhóm trao đổi thư điện tử. DN phải tìm hiểu đối tác cẩn thận và chọn các đối tác có danh tiếng, có uy tín, có thông tin doanh nghiệp rõ ràng, có trang web cập nhật, sử dụng tên miền đăng ký riêng.

Ngoài ra, DN nên tham vấn ý kiến của chuyên gia, luật sư trước khi thực hiện để giúp bảo đảm an toàn hoặc giảm thiểu rủi ro trong giao kết hợp đồng điện tử. DN nên thoả thuận tại hợp đồng để chọn tổ chức trọng tài uy tín, có nhiều kinh nghiệm giải quyết những vấn đề có thể phát sinh tranh chấp nêu trên để làm cơ quan giải quyết tranh chấp./.

Bùi Tư