Số hóa hồ sơ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ.

Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội (LĐ-TB&XH) đã xây dựng đề án số hóa hồ sơ người có công. Ông Đào Ngọc Lợi - Cục trưởng Cục Người có công (Bộ LĐ-TB&XH) cho biết, sẽ hoàn thành đề án này trong năm nay.

Các địa phương triển khai đồng bộ

Là địa phương đi đầu trong cả nước thực hiện việc số hóa hồ sơ cho người có công, ngay từ năm 2018, tỉnh Phú Thọ đã bắt tay vào thực hiện công tác này.

Bà Nguyễn Thị Thu Thủy - Trưởng Phòng Người có công Sở LĐ-TB&XH tỉnh Phú Thọ cho biết, song song với việc thực hiện chính sách ưu đãi cho người có công, trong những năm qua địa phương đã chú trọng sắp xếp, bảo trì và lưu trữ số hóa tài liệu hồ sơ người có công. Việc số hóa hồ sơ người có công đã giúp cho địa phương dễ dàng tra cứu thông tin phục vụ trách nhiệm quản lý, giải quyết chính sách đối với người có công với cách mạng theo hướng hiện đại, an toàn và chính xác.

Hiện nay, toàn tỉnh có trên 250 nghìn hồ sơ người có công với cách mạng. Trong đó có 17.825 hồ sơ liệt sỹ, 295 hồ sơ cán bộ lão thành cách mạng, 604 hồ sơ cán bộ tiền khởi nghĩa, 16.239 hồ sơ thương binh, 5.807 hồ sơ bệnh binh... và các đối tượng khác.

Bà Thủy cho biết, hồ sơ, tài liệu lưu trữ người có công được hình thành dạng giấy với nhiều chủng loại giấy khác nhau, lưu trữ bằng hình thức truyền thống như lưu theo nhóm đối tượng; lưu theo từng xã/phường/thị trấn của huyện, thành, thị. Bì hồ sơ bằng giấy bìa, từng màu riêng biệt; thông tin trên bì hồ sơ được viết tay thủ công, sắp xếp trên giá, kệ cố định trong kho. Chính vì vậy việc thống kê để số hóa gặp khá nhiều khó khăn.

Từ thực tế trên, năm 2015, Sở LĐ-TB&XH tỉnh Phú Thọ đã tiến hành khảo sát, xây dựng phương án báo cáo UBND tỉnh cho xây dựng mới kho lưu trữ hồ sơ và phối hợp với Trung tâm Lưu trữ (thuộc Sở Nội vụ tỉnh) tiến hành biên tập, sắp xếp lại toàn bộ hồ sơ. Đến nay, công tác lưu trữ, đánh số thứ tự hồ sơ được thực hiện xong. Nhà kho chứa hồ sơ cũng được xây mới nhằm đảm bảo tốt cho công tác lưu trú. Danh sách hồ sơ được nhập vào file word, bước đầu việc tra cứu được thuận tiện hơn.

Để số hóa hồ sơ người có công, vừa qua tỉnh đã triển khai Đề án Ứng dụng công nghệ thông tin số hóa hồ sơ người có công nhằm đáp ứng công tác quản lý và nhu cầu thông tin cần được cung cấp đầy đủ và kịp thời khi giải quyết chính sách. Đến nay, công tác số hóa hồ sơ người có công trên địa bàn tỉnh đã được hoàn thiện.

“Trong điều kiện kinh phí còn hạn hẹp, hồ sơ người có công nhiều và được lưu trữ thô sơ qua các thời kỳ, việc sắp xếp, chỉnh lý, lưu trữ và số hóa hồ sơ người có công là bước đột phá quan trọng trong quản lý, thực hiện chính sách ưu đãi người có công với cách mạng” - ông Bùi Đức Nhẫn - Giám đốc Sở LĐ-TB&XH tỉnh Phú Thọ chia sẻ.

Tại Đắk Lắk, Sở LĐ-TB&XH tỉnh cho biết, năm 2020, trung ương tiếp tục hỗ trợ cho tỉnh 700 triệu đồng để số hóa hồ sơ người có công với cách mạng giai đoạn 2. Với kinh phí này, tỉnh ưu tiên số hóa hồ sơ 2 đối tượng thương binh và liệt sỹ. Hiện tại, đơn vị chức năng đang cập nhật dữ liệu của khoảng 10.000 hồ sơ thương binh, liệt sỹ vào phần mềm quản lý chuyên ngành người có công. Trước đó, giai đoạn I, trung ương đã hỗ trợ 650 triệu đồng để số hóa gần 6.000 hồ sơ đối tượng hưởng trợ cấp ưu đãi hàng tháng và hồ sơ đang trong quá trình rà soát lại thủ tục thiết lập trên địa bàn tỉnh.

Trong năm 2020 sẽ triển khai xong

Trao đổi về vấn đề thực hiện số hóa hồ sơ người có công, ông Đào Ngọc Lợi - Cục trưởng cục người có công (Bộ LĐ-TB&XH) cho rằng, số hóa hồ sơ người có công là vấn đề lớn có ý nghĩa quan trọng.

Ông Lợi cho biết, Việt Nam có tổng số người có công lớn, hơn 9,2 triệu người có công. Hầu hết giấy tờ chứng thực của người có công có từ lâu là bản giấy nên việc lưu trữ tài liệu gặp nhiều khó khăn. Việc lưu trữ hệ thống văn bản truyền thống có nhiều hạn chế như cồng kềnh, tốn diện tích, dễ hỏng hóc, khó tra cứu. Chính bởi vậy, việc số hóa hồ sơ người có công góp phần tích cực vào việc quản lý hồ sơ, hỗ trợ cho việc lưu trữ tài liệu bằng chứng và quản lý thực hiện chính sách cho người có công.

Liên quan tới tiến độ triển khai việc số hóa hồ sơ người có công trong cả nước, ông Lợi cho biết hơn 1 nửa số tỉnh, thành đã hoàn thành, nhưng chưa có báo cáo cụ thể.

“Sau khi có thông tin của các địa phương thì chúng tôi mới bắt tay vào làm chương trình quốc gia. Dự kiến trong năm 2020 này sẽ hoàn tất việc số hóa hồ sơ của người có công” - ông Lợi nói.

Bùi Tư